1. Obecně
Vlastní evidence vozového parku firmy. Krom vozidel lze sledovat i pracovní stroje a zařízení (sekačky, traktory, přívěsné vozíky, nakladače, …). Ke každému takovému objektu lze sledovat především:
- knihu jízd (evidence bezpečnostních přestávek, kontroly návaznosti jednotlivých jízd, přepočty stavů km a moto hodin, stavů nádrže, …)
- nákladové položky (tankování, opravy, dálniční známky, pojištění, …)
- události (různé kontroly, STK, emise, výměny olejů, platba pojistky, …). Lze definovat jakoukoli událost, která je vázána na datum, na počet ujetých km, na počet odpracovaných moto hodin nebo různou kombinaci uvedených. Možnost určit předstih oznámení události. O události jsou informováni definovaní uživatelé (může jím být řidič vozidla, odpovědná osoba za vozidlo nebo obecně jakýkoliv uživatel systému). Tato upozornění mohou být systémem posílána do mailových schránek uživatelů – tudíž odpadá nutnost přihlašování se do systému pro zjištění aktuálního stavu)
- součty – tabulka, kde jsou k danému vozidlu vypsány informační údaje (počet ujetých km, množství tankování PHM[l], průměrná spotřeba, celkem za nákladové položky[Kč], celkem za PHM[Kč], ostatní náklady na 1km, počet jízd, … a další)
- sazby výkonů – definice sazeb pro firmy, které mohou sloužit jako podklad pro fakturaci výkonů
- sledování závad
- další informace – ostatní informace k vozidlu, které jsou pro evidenci ve firmě žádoucí, firmou libovolně definovatelné (počet volantů, počet náprav, počet sedaček, …)
K vozidlu je možné ukládat různé dokumenty – obrázky, naskenované technické průkazy, pojištění, … Po založení dokumentu odpadá zdlouhavé hledání požadovaného dokumentu v šanonech apod. (pozn. nutnost instalace modulu DMS)
Systém dovoluje načítat datové (textové) soubory CCS a Shell. Načítají se do tabulky nákladových položek a tím odpadá jejich ruční pořizování. Proces se stává v prvním kroku z nahrání textového souboru do systému a v druhém kroku v zapsání do nákladových položek vozidla (dle definice vazby karta ccs-shell -> vozidlo).
2. Výstupy
Vždy řešeno textovými výstupy, občas grafickými (Jasper), CSV, také možnost výstupu do excelu a wordu (programové úpravy dle potřeby firmy)
- Příkaz k jízdě (záznam o provozu vozidla os. dopravy, záznam o provozu. voz. nákl. dopravy)
- Kniha jízd vozidel
- Kniha jízd řidičů
- Opis nákladových položek
- Nákladové položky dle externího čísla (dle faktury)
- Průměrné ceny PHM
- Spotřeba PHM
- Sledování výkonů
3. Propojení s jinými moduly systému EIS ApSo
Služební cesty
- Na základě podkladů z KJ předpřipraví služební cestu
Majetek
- možnost vazby z karty vozidla do karty majetku
Účetnictví
- vytváření pokladních dokladů
- účtování nákladových položek
- účtování vnitropodnikových výkonů
DMS – správa dokumentů
Poště a Avízo
- Upozorňování na nadcházející události (výměny oleje, platby pojištění, STK, …)
Mzdy
- Převod do mzdových složek zaměstnanců
4. Propojení systémů ApSo a QAD
- Přenos účetních dokladů (účetních zápisů) vytvořených na straně ApSo do QADu
- Přenos vytvořených předpisů na straně ApSo a pokladnami na straně QADu (vyúčtování za použití firemních vozidel pro soukromé účely, vyúčtování za použití soukromých vozidel pro firemní účely)
