1. Obecně
Evidence tuzemských i zahraničních služebních cest zaměstnanců. Po vytvoření SC se dle nastavených číselníků automaticky generují náhrady (stravné). V případě zahraniční služební cesty se generují náhrady po doplnění informací o přejezdu hranic (resp. příletu-odletu letadla). Při generování náhrad se ctí legislativa příslušného roku (zohlednění krácení stravného v případě poskytnutí stravy, na kterou si zaměstnanec finančně nepřispívá, negenerování náhrad v případě, že na ně zaměstnanec nemá právo, v případě zahraniční služební cesty automatické generování kapesného). Po pořízení ostatních nákladů-výdajů je možné SC zlikvidovat.
Likvidací služební cesty vznikají příslušné vyúčtovací předpisy, které jsou připraveny pro pokladnu (hotovostní vyrovnání) nebo mzdovou složku (bezhotovostní vyrovnání).
V systému může být nastaven režim schvalování SC, kdy každou SC musí odsouhlasit zodpovědná osoba. Ke každé služební cestě je možné přiřazovat zálohy různých měn. Na základě předpisů zálohy je možné tyto na příslušných pokladnách čerpat.
Možnost stahování kurzů ČNB (pro účtování SC).
Kontrolní mechanismy:
- Nevyúčtování zálohy
- Nezkontrolovaná zadaná náhrada
- Nevyúčtovaná náhrada
2. Propojení s jinými moduly systému EIS ApSo
Provoz vozidel
- Na základě zadané RZ převzetí dalších údajů z karty vozidla (spotřeby, sazby)
- Možnost vytvoření knihy jízd (dle služební cesty)
Pokladna
- Likvidace SC (vytvoření příjmového – výdajového dokladu)
Účetnictví
- účtování náhrad ze služebních cest
DMS – správa dokumentů
- Ukládání dokumentů ke služební cestě (lístky za parkování, doklady o ubytování, …)
Avízo a Pošta
- Upozornění na nutnost schválit SC
- Informace o schválení SC
- Připravený předpis zálohy
- Připravený předpis vyúčtování v pokladně
Mzdy
- Převod do mzdových složek zaměstnanců
3. Propojení systémů ApSo a QAD
- Přenos účetních dokladů (účetních zápisů) vytvořených na straně ApSo do QADu
- Přenos vytvořených předpisů na straně ApSo a pokladnami QADu (vyúčtování ze služebních cest)
